O Método Bullet Journal: Uma Tentativa de Organizar Tarefas

Organização e planejamento sempre foram grandes problemas na minha vida. Eu nunca achei um método que me satisfizesse e pudesse ser utilizado de maneira ordenada dia após dia, então sempre fui deixando a coisa rolar, principalmente nas minhas cercanias.

Minhas mesas sempre foram aquelas imersas no caos (inclusive, neste exato momento, escrevo de uma mesa bem caótica, com papéis jogados para todos os lados com rascunhos e anotações para serem revistos e coisas por fazer que vão se acumulando enquanto eu vou fazendo outras coisas que já estavam atrasadas). Sempre fui um cara que ia absorvendo muita coisa e criando mais e mais tarefas, gerando um serviço interminável, que ia se avolumando dia após dia e me deixando muito preocupado, afinal eu nunca terminava nada, aparentemente.

E a verdade é que isso me cansou, principalmente ultimamente.

Chega um momento da vida em que é necessário um pouco de ordem, um pouco de rotina e previsibilidade, um pouco de organização.

É a vida, escolhas e caminhos conflitantes. Chega uma hora em que o necessário é simplificar e reduzir. É preciso cortar o desnecessário para permitir focar nas coisas importantes. Onde se está aplicando a única commodity finita que realmente importa ao homem, o tempo.

Gosto de um exercício que o Jordan Peterson cita bastante que é o de arrumar o próprio quarto antes de querer arrumar o mundo. Precisamos gerar ordem onde podemos, nas coisas mais simples, próximas de nós. Hoje o mundo ficou muito globalizado e gente que não consegue nem pagar conta de luz, organizar o quarto e cumprir tarefas no prazo estão na rua brigando para fazer o mundo melhor, para fazer a nação ir adiante, acabar com o desmatamento e com a poluição. Nada contra, mas não acho prudente tentar mudar os outros antes de mudar a si mesmo.

Enfim, abaixo conto um pouco da minha busca por métodos para gerar ordem no caos, pelo menos no da minha mesa de trabalho, culminando no livro que acabei de ler sobre o Bullet Journal.

Métodos de planejamento

Planejamento Online – Outlook, Notion e Derivados

Minha primeira experiência com softwares de planejamento foi no meu primeiro estágio. Usávamos o Outlook para programar as atividades e as reuniões.

Devo confessar que nunca fui muito a fundo na ferramenta. Ela talvez tenha funcionalidades que, se bem aproveitadas, podem fazer a vida da pessoa muito mais fácil. Mas nunca me adaptei a utilizá-la no meu dia a dia.

Primeiro, é no computador. É interessante para manusear atividades em grupos, ter num computador o horário dos seus companheiros de trabalho e etc., mas para atividades solo, que só competem a mim, quero ficar um pouco longe do computador.

Hoje, praticamente tudo é feito de frente para uma tela, passamos o dia inteiro de frente para o celular, acho interessante deixar uma parcela do dia focada em papel, em algo tocável, tangível, em algo que possa ser produzido a tinta ou grafite, da velha forma.

Segundo, as atividades não são rasuradas (ou eu que não sei rasurá-las kkk). Gosto da sensação de terminar algo e poder riscá-lo, como em um jogo onde acabei de completar uma missão (parece idiota, mas é assim que funciono), e não tenho essa sensação no computador, parece que sempre vão aumentando as tarefas e nunca termina.

Então passei para o papel, começando pelo método mais simples possível, rascunho em branco e caneta, fazendo um Brain Dump.

Devo fazer um parêntese aqui, pois usei o Notion durante umas duas semanas devido ao crescente hype que surgiu na ferramenta nos últimos tempos. Achei interessante, do ponto de vista de se parecer muito com um diário/bullet journal e ter a facilidade de ser “na nuvem”. Acho que se a pessoa focar em fazer um Notion simples ele pode muito bem funcionar como um caderno, mas eu ainda prefiro o papel. Por algum motivo, o fato do papel ter textura e finitude no tamanho das páginas me força a identificar o que é importante, diferente de um aplicativo, que têm rolagem infinita para baixo. (Óbvio, isso é só uma observação minha, acredito que muitos prefiram o oposto, além de ser grátis para uma pessoa).

O método de Brain Dump/To Do List

Não sei se esse método se chama assim.

Eu lembro de ter lido em algum lugar (livro ou vídeo) algo acerca de escrever tudo que passasse pela cabeça (não relacionado a atividade sendo feita no momento) em um papel, para tirar da atenção imediata e manter o foco na atividade principal.

É basicamente uma lixeira de pensamentos, que podem ter coisas muito interessantes, mas não importantes para o momento. Eu juntava isso com as tarefas e ia riscando.

A verdade é que eu comecei a fazer isso, mas da maneira menos organizada possível. Escrevia o que vinha à cabeça em alguns rascunhos e ia amontoando eles. Como era de se esperar, eu perdia vários rascunhos, e perdia algumas ideias, e algumas obrigações que devia cumprir, e passava, posteriormente, muito tempo procurando por elas, em vão.

Decidi fazer em uma folha única um brain dump diário, mas acabava não voltando nele ao final do dia e, invariavelmente, começava a acumular folhas novamente. O ciclo se repetia.

Talvez funcione para gente organizada, mas não é meu caso, sou caótico.

O método durou bastante tempo na minha mão, mesmo com todos os problemas. Acredito que a mudança definitiva para uma agenda ocorreu por motivo de força (risos!!). A empresa em que eu trabalhava estava mudando a cultura para uma mentalidade paperless e meus rascunhos e papéis jogados na mesa estavam se tornando uma espécie de afronta para meu gerente, na época. (Eu adoro papel, principalmente jogado, não tenho culpa kkk). O jeito que ele olhava para minha mesa me fez dar uma refletida em uma forma de tentar reduzir o papel, para não ser demitido.

Foi então que pulei para a agenda.

Agenda, uma folha para cada dia do ano

Minha primeira experiência de escrever em agenda foi há alguns anos (escrever pra valer).

Eu diminui grande parte da papelada e foquei meu dia e planejamento na bendita, deixando folhas avulsas só para rascunhos de estudos e coisas que ia jogar fora logo ou passar a limpo.

A verdade é que a agenda é um local fixo, então não têm como perder algo escrito (só se você perder a agenda =D).

Ultimamente, vejo que o pessoal não chama mais agenda de “agenda”, agora ela virou “planner”. É mais chique, é mais americanizado, mas é a mesma bosta. Cada dia com suas tarefas e alguns locais para planejamento de longo prazo.

Meu único problema com agendas é que elas são feitas para o público em geral e, via de regra, são cheias de floreio. Fases da lua, frases de inspiração em locais indesejados, blocos laterais que diminuem o espaço, e diversas outras coisas.

Além disso, eu vinha procurando uma forma de fazer uma agenda/diário já há algum tempo, e não conseguia aplicar na agenda, primeiro devido a metodologia engessada dos dias (não existem folhas em branco para colocar outras coisas), segundo pelo espaço, que costuma não ser suficiente caso sua letra não seja miúda. Foi aí que cruzei com o método Bullet Journal.

O Método Bullet Journal

O método Bullet Journal não é nada novo e nem mirabolante. É uma agenda misturada com alguns apetrechos daqueles planejadores executivos e com um diário. Mas como ele é feito em um caderno em branco é customizável em todos os níveis.

A ideia é organizar as tarefas ao mesmo tempo em que mantêm um registro do período, que possa ser consultado posteriormente. O nome, acredito, deriva das entradas, que são feitas em formato de pontos (bullets em inglês) e/ou, do caderno em que costumam ser feitos os journals, que são pontados.

Acho interessante a ideia de guardar os cadernos, quase que montando um percurso da vida em formato de biblioteca, um relato escrito dos dias. Me lembra aquelas seções de bibliotecas onde os grandes escritores guardam seus escritos, ou mesmo aqueles antigos álbuns de fotografias guardados no armário. Ali está você na forma mais pura, se o diário for escrito com honestidade, claro.

Meu único problema com o tal do bullet journal é que ele virou uma marca bastante cara e floreada. Têm muito vídeo com cadernos cheios de firulas, com desenhos mirabolantes, seções que devem demorar horas para ficar prontas e etc. Além disso, os usuários costumam utilizar uma porrada de marcadores de texto e canetas diferentes deixando o caderno um verdadeiro arco-íris. Enfim, o hype novamente.

Eu queria algo simples, que desse pra ficar pronto rápido e pudesse substituir a agenda e alguns trackers rápidos que eu gosto de fazer (livros lidos, páginas lidas, tempo de estudo, etc..), unificando tudo no mesmo local.

Resolvi dar uma oportunidade para o Bullet Journal e tentar montar um simples e básico para organizar minha rotina. Então fui ler o livro oficial e me surpreendi com o fato do método ser bem simples até, então resolvi montar o meu.

Meu Modelo de BuJo

Devo confessar que esse post surgiu por eu ter lido o livro “O Método Bullet Journal” a poucos dias, me fazendo refletir sobre o que já usei e quais as alternativas.

Como eu disse acima, estava (ou estou) querendo montar um diário/agenda que tivesse uma flexibilidade, podendo conter ideias e outros blocos no meio das folhas, já que não me interessa ter 2 a 3 cadernos separados para isso.

O objetivo é montar um layout nada complexo e só utilizar o que já tenho (canetas tinteiro, lapiseiras e materiais de escrita velhos).

O caderno, a princípio, eu comprei um da Cícero pontado, da linha kraft, o mais barato que achei. Ele tem um papel bom, que consegue absorver nanquim e tinta tinteiro sem problemas de bleading, apesar de ter as folhas brancas, refletindo a luz mais que o papel pólen (o amarelinho). As páginas são bem grandes, acho que A4, permitindo escrever bastante.

Acho que a mentalidade de um ano não se encaixa muito bem comigo. Eu pensei em dividir o ano em partes menores, ou blocos, e tentar manejar minhas atividades nesses blocos. Isso cria um senso de urgência que me faz não postergar tanto (espero, pelo menos). Quando se têm 12 meses para cumprir um objetivo, ele pode só vir a ser encaixado na agenda em Dezembro, deixando aquele gostinho de “não sirvo pra nada” e “só faço as coisas erradas” que sentimos no final do ano.

Também, essa divisão permite me conceder recompensas mais frequentemente ao final de blocos, por estar encerrando um ciclo, não parecendo que só descanso uma vez por ano, nas férias, por exemplo.

O Sistema Original e Algumas Modificações

Simbologia e Marcações

A simbologia explicada no livro é até bem simples:

Só achei meio complicado duas marcações.

A marcação de evento, segundo o livro é para coisas que aconteceram ou vão acontecer, coisas notáveis. Assim, encontrar com alguém conhecido na rua de maneira aleatória foi um evento, no sentido de que aconteceu. Eu não entendi muito bem isso e preferi usar essa marcação somente para compromissos, como hora marcada em consultas, por exemplo.

O símbolo < também me incomoda um pouco. No livro, os símbolos servem para transitar entre os registros futuro, mensal e diário. O sinal < significa que foi para um registro anterior no livro, mas eu entendo que se foi para o registro futuro, foi postergado adiante, pois gosto da visão temporal. Portanto, só vou usar o > adiante.

Tarefas postergadas mais de uma vez irei aplicar um ! ao lado, indicando urgência, ao invés do clássico *. Isso é interessante pois coloco um sinal que estou demorando muito para fazer aquilo, o que indica que ou a tarefa não é tão importante, ou estou arrastando.

Índice

O índice é a primeira página do caderno. É basicamente o local (número das páginas) onde se encontram as seções posteriores.

É importante no método pois facilita encontrar as informações em visitas futuras. Além disso, é o local onde coletâneas diferentes do planejamento para o ano serão agrupadas.

No livro, o autor indica deixar cerca de 4 páginas, ou duas folhas, para o índice. Mas como meu caderno é bem grande, acabei deixando só duas. Duvido muito que eu consiga tantas entradas para preencher tanto espaço.

Abaixo, segue um exemplo de índice.

Registro Futuro

Essa é a visão anual. Aqui são colocadas as atividades principais a serem realizadas no decorrer do ano. Também são registrados feriados, talvez aniversários e outros compromissos anuais facilmente esquecidos.

Eu vi muitos exemplos que colocavam um calendário na lateral da seção do mês e copiei isso, é legal pois dá pra rabiscar os dias que estão passando.

Também, planejei utilizar um caderno a cada 4 meses, dividindo o ano em 3 blocos, mas isso vai depender muito do uso. Caso o caderno fique pequeno, terei que fazer menos meses em um bloco. Caso o caderno fique grande para o período (muitas folhas sobrando) ou terei que comprar um caderno menor ou aumentar o período.

O fim mais curto do caderno também permite mais oportunidades de refletir sobre o período, se o caminho que estou tomando é bom ou deve ser alterado.

Registro mensal

Esse é o foco no mês vigente. Uma visão geral das datas e tarefas que são prioridade para o mês.

Como é customizável, apliquei nessa página um tracker lateral para observar minha frequência na academia e quantas vezes estou performando os exercícios específicos que estou treinando (agacho, terra, desenvolvimento e supino). Também coloquei um tracker para um remédio que venho utilizando, para não me esquecer de usar.

Diferentemente do livro, dividi essa seção em duas páginas, sendo que uma delas têm um calendário do mês (dá um pouco de trabalho fazer, mas melhora bastante a visão de dias com mais de um compromisso importante).

Como o espaço não permite escrever o nome do remédio inteiro, utilizei uma bolinha feita de lápis de cor para fazer um pequeno registro em cima, do que significa, para posteriori.

Registro diário

No registro diário é onde ocorre o que o livro chama de “registro rápido”. Aqui é onde ocorre o dia. A forma de registrar as atividades, ideias, tarefas, e outras coisas que ocorrem no dia é praticamente infinita, dado a folha em branco.

Minha ideia é usar uma página para cada dia, pois como há bastante espaço, é possível colocar as tarefas na parte de cima e uma espécie de diário com o que aconteceu no dia (marcos pessoais, encontros com pessoas conhecidas, reflexões sobre livros, coisas interessantes que viu ou aconteceram, assuntos da economia que podem me afetar, etc.) em baixo.

Caso venha a utilizar um livro menor no futuro, terei que modificar o padrão, mas deixo isso para adiante.

Coletâneas

Essas são seções que não se referem aos registros específicos dos meses. São 100% pessoais e customizáveis.

A princípio, fiz só 4 seções:

• Objetivos: onde colocarei os objetivos para o período. Uma visão macro do que pretendo fazer nos meses que o caderno contempla.
• Livros lidos: Onde colocarei os livros, assuntos e as datas em que terminei de ler. Livros grandes, como a Bíblia, podem ser divididos em seções terminadas. Isso é interessante pois mostra se estou engajado nas leituras e se estou contemplando assuntos que realmente me interessam. Como sei que em 4 meses não vou ler livros para preencher todas as linhas (têm muita linha), vou dividir essa seção em duas e colocar na parte de baixo livros para ler no futuro, ou referenciados pelos que estou lendo no momento.
• Tracker de leitura: Onde vou contabilizar o tempo e as páginas lidas no dia. Isso me fornece uma boa ideia de como eu consigo performar no quesito leitura em tipos diferentes de livros. Assim, consigo planejar melhor o que ler em tempos factíveis, principalmente aquilo que não compete a lazer, como normas e coisas relacionadas ao trabalho.
• Tracker de estudo: Onde vou registrar o que estudei no dia a dia. Roubei o Layout do ciclo de estudos de um canal de concursos que vive aparecendo no meu Youtube, mesmo eu nunca tendo feito nenhum concurso rs!! (Canal do Mateus Andrade).

Como é modificável, se eu perceber que não estou usando uma dessas seções, ou que está consumindo meu tempo mais que ajudando, ela será excluída do próximo caderno, simples assim =D.

Se o caderno estiver me consumindo muito tempo também, posso voltar para outro método, então acho que vale a tentativa.

Bem, por enquanto é isso. O tempo utilizado para setar essas páginas foi de aproximadamente 1h e meia, feito vagarosamente durante o período em que assisti a uma partida de futebol com duas cervejinhas.

E vocês, o que acham?

Alguém já utilizou esse método Bullet Journal?

Desistiram por algum motivo??

Conhecem formas melhores de planejamento??, de planejar estudos??

Deixe abaixo sua opinião…

Abraços!!!